Renouvellement Qualiopi : ce qui se passe au bout de trois ans

Le cycle de certification comprend trois audits : l'audit initial, l'audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis l'audit de renouvellement. Le certificat porte une date de début de validité et une date d'échéance. À titre d'exemple, le certificat de l'organisme de formation que je dirige court du 5 avril 2025 au 4 avril 2028 : son audit de renouvellement devra donc avoir lieu, et la décision être prise, avant le 4 avril 2028.

Contrairement à l'audit de surveillance, qui se fait à distance sauf trois cas, l'audit de renouvellement est réalisé sur place (arrêté du 6 juin 2019, article 3). Il donne lieu à un nouveau certificat.

Le texte fixe une limite, pas une date : l'audit se fait avant l'échéance, et la décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration. La date à laquelle votre certificateur planifie concrètement l'audit dépend de lui. Je vous conseille de le contacter bien avant, et de lui demander par écrit la date limite pour déposer votre dossier et le délai de décision qu'il applique.

Comptez avec un délai d'obtention de la date : pour l'audit initial, l'arrêté prévoit que le certificateur propose une date dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat signé. Je n'ai pas trouvé de délai équivalent écrit pour le renouvellement : posez la question à votre certificateur.

Le barème de durée de l'audit de renouvellement, à l'article 4 de l'arrêté tel que publié en 2019, est identique à celui de l'audit initial, en jours-homme. Il a été modifié depuis (notamment en 2020 et en 2023) : relisez la version consolidée pour un calcul précis.

L'arrêté ne décrit pas le contenu de l'audit de renouvellement comme il décrit celui de l'audit de surveillance. Son barème étant identique à celui de l'audit initial, on peut s'attendre à un audit complet du référentiel applicable, mais c'est une déduction : demandez le plan d'audit à votre certificateur, qu'il doit vous communiquer pour l'audit initial et qui précise le périmètre, les personnes à rencontrer et les indicateurs concernés.

Ce qui pèse dans tous les cas : les non-conformités précédentes. Une non-conformité mineure relevée à l'audit de surveillance et non levée à l'audit suivant est requalifiée en non-conformité majeure (article 5). Cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constituent une majeure (article 1er). Une certification ne peut pas être délivrée tant qu'il reste une majeure non levée.

Côté chiffres, ICPF a réalisé en 2024 2 269 audits de renouvellement sur 4 554 audits, et 1 806 audits, tous types confondus, ont relevé au moins une non-conformité. Ce sont les chiffres d'un seul certificateur.

Les audits réalisés à partir du 1er novembre 2026, y compris de renouvellement, s'appuient sur le nouveau référentiel du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (Digi-certif). Si votre échéance est en 2027 ou 2028, vous serez évalué sur ce référentiel. Le guide de lecture V10, qui doit préciser les preuves attendues, n'était pas publié le 30 septembre 2026. Voir la page sur la réforme.

Voici l'ordre que je suivrais, en comptant six mois avant la date limite que vous aura donnée votre certificateur. Ce calendrier est mon conseil, pas une obligation du texte.

• Mois 6 : relisez les rapports d'audit initial et de surveillance, et vérifiez que chaque non-conformité a son plan d'action et sa preuve.
• Mois 5 : passez le pré-audit pour repérer les indicateurs faibles, en signalant ceux qui changent avec la réforme.
• Mois 4 : corrigez d'abord les écarts qui n'admettent que la majeure, puis les autres.
• Mois 3 : réunissez les preuves par indicateur, datées, dans un endroit unique.
• Mois 2 : demandez le plan d'audit et vérifiez la date avec votre certificateur.
• Mois 1 : faites un audit à blanc si vous voulez vous entraîner à présenter vos preuves.

Après l'échéance, le logo et la mention de certification ne peuvent plus être utilisés (ICPF, Certifopac). La certification étant obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés, un certificat échu vous prive de ces financements pour la suite. Les textes que j'ai lus ne décrivent pas de procédure de rattrapage : demandez à votre certificateur si un certificat échu peut être renouvelé ou si un audit initial est nécessaire.