Audit de surveillance Qualiopi : quand il a lieu et comment le préparer

L'audit de surveillance est le deuxième temps du cycle de trois ans : audit initial, audit de surveillance, audit de renouvellement. Sa fenêtre est fixée par l'article 2 de l'arrêté du 6 juin 2019 : entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification.

Prenons un certificat qui débute le 5 avril 2025. Le 14e mois tombe le 5 juin 2026, le 22e le 5 février 2027 : c'est la période dans laquelle votre organisme certificateur doit réaliser l'audit. Le calcul est arithmétique. Vérifiez la date d'obtention retenue par votre certificateur, elle peut différer du début de validité affiché sur le certificat.

Si votre fenêtre chevauche le 1er novembre 2026, le référentiel applicable dépend de la date de l'audit : voir la page sur la réforme.

L'arrêté décrit l'objet de l'audit de surveillance : vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Il précise qu'une attention particulière est portée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit, ainsi qu'à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action.

L'auditeur conduit son analyse sur trois points, toujours d'après l'article 2 :

• les éléments administratifs relatifs à l'activité de l'organisme ;
• la conformité au référentiel, par l'analyse d'une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
• les actions conduites dans le cadre de la démarche d'amélioration de l'organisme.

Le principe est le suivi à distance. L'arrêté prévoit un audit sur site dans trois cas seulement :

• des signalements conformes aux règles de réclamation définies par l'organisme certificateur ;
• les résultats d'une analyse de risque issue de l'audit précédent ;
• pour les organismes multi-sites, un échantillonnage sur un ou plusieurs sites, à l'initiative du certificateur et en fonction des deux cas précédents.

Un nouvel entrant est un prestataire dans sa première année d'activité comme organisme de formation, ou qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions. Pour onze indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32), le certificateur vérifie à l'audit initial que le processus est formalisé. Il vérifie à l'audit de surveillance qu'il est réellement mis en œuvre (guide de lecture V8, page 3).

Selon Certifopac, pour un nouvel entrant l'audit de surveillance passe en revue l'ensemble des indicateurs applicables et sa durée est majorée d'une demi-journée. Je n'ai pas relu le texte de l'arrêté du 31 mai 2023 qui porterait cette règle : demandez la durée exacte à votre certificateur.

La durée de l'audit de surveillance dépend du chiffre d'affaires de l'activité de prestataire d'actions de développement des compétences, du nombre de sites et du nombre de catégories d'actions. Voici le barème de l'article 4 de l'arrêté, tel que publié en 2019, en jours-homme. Le texte a été modifié depuis (notamment en 2020 et en 2023) : relisez la version consolidée avant de vous appuyer sur un chiffre.

Les délais viennent de l'article 5 de l'arrêté. Pour une non-conformité mineure, le plan d'action est adressé au certificateur dans le délai qu'il fixe et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification est faite à l'audit suivant. Si la non-conformité n'est pas levée à ce moment, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre des actions correctives doit être effective sous trois mois. À défaut, la certification est suspendue. Sans mise en œuvre dans les trois mois suivant la suspension, elle est retirée et un nouvel audit initial est nécessaire.

L'existence d'au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure (article 1er). Le détail est sur la page consacrée aux non-conformités.

Le chiffre le plus utile à connaître vient d'un seul organisme certificateur, ICPF, sur 4 554 audits réalisés en 2024 dont 1 045 audits de surveillance : 1 806 audits ont relevé au moins une non-conformité, soit 39,7 %. Les causes les plus fréquentes étaient l'indicateur 30 (802 cas), l'usage non conforme de la marque (472), l'affichage du certificat (356), l'indicateur 1 (352) et l'indicateur 8 (269). Ces chiffres portent sur tous les types d'audit confondus et sur un seul certificateur.

Ma checklist, à dérouler dans le mois qui précède la date de l'audit :

• Reprenez le rapport de l'audit précédent. Pour chaque non-conformité relevée, retrouvez le plan d'action et la preuve que l'action est faite.
• Choisissez une ou deux actions de formation menées depuis l'audit précédent. Pour chacune, réunissez le dossier complet : besoin, objectifs, positionnement, évaluation, appréciations.
• Contrôlez l'indicateur 30 : appréciations des bénéficiaires, des financeurs, des équipes pédagogiques et de l'entreprise concernée, avec leur analyse. Une évaluation des acquis n'est pas une preuve pour cet indicateur (guide de lecture V8, page 35).
• Relisez vos supports d'information du public (indicateur 1) : site, plaquette, conditions générales, tous les éléments de l'indicateur, à jour.
• Contrôlez l'affichage du logo et du certificat : logo intact, mention de la catégorie certifiée, certificat en vigueur.
• Réunissez les éléments de votre démarche d'amélioration depuis l'audit précédent : ce que vous avez changé, et pourquoi.
• Si vous êtes nouvel entrant, vérifiez que chaque processus formalisé à l'audit initial a des traces de mise en œuvre.

Mon calculateur d'échéances vous donne la fenêtre de l'audit de surveillance, la fin du certificat et les délais qui suivent une non-conformité, à partir de la date de votre certificat.