Indicateur 18 Qualiopi : mobiliser et coordonner les intervenants

Libellé officiel, d'après le guide de lecture V8 (page 23) : « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). »

Il appartient au critère 4 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre.

Le glossaire du guide précise les mots. Les intervenants internes sont les dirigeants et les salariés qui interviennent dans le cadre d'un contrat de travail, y compris les formateurs occasionnels. Les intervenants externes sont tous les sous-traitants qui interviennent dans le cadre d'un contrat de prestation de service. Mobiliser les intervenants, c'est la capacité à les impliquer en fonction des besoins de la prestation.

Les fonctions visées sont pédagogiques, administratives, logistiques, commerciales.

Indicateur commun (guide de lecture V8). Il ne figure pas parmi les onze indicateurs à modalité d'audit adaptée pour les nouveaux entrants.

Toutes les catégories. Pour la VAE, les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs. Pour un prestataire seul, le guide précise expressément qu'il peut assurer seul les différentes fonctions : la question est alors de montrer que chaque fonction est bien couverte.

Niveau attendu, selon le guide de lecture : « Le prestataire identifie, selon les fonctions nécessaires aux prestations, les intervenants dont il assure la coordination. »

L'auditeur part de votre organigramme fonctionnel ou de la liste de vos intervenants, puis il vérifie que chacun a un contrat ou une fiche de poste, que le planning est tenu et que les échanges sont tracés (comptes rendus de réunions, relevés d'échanges avec les intervenants externes).

Le guide de lecture V8 (page 23) donne des exemples de preuves, qui ne sont pas exhaustifs : la conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur, proportionnée à la formation.

• Organigramme fonctionnel avec champs d'intervention (pédagogique, technique, commercial, social)
• Liste des intervenants internes et externes, contrats de travail ou de prestation, fiches de poste
• Liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap, planning des intervenants
• Comptes rendus de réunions d'équipe, échanges avec les intervenants externes (un prestataire indépendant peut assurer seul les fonctions)

Cet indicateur fait partie des 15 qui admettent une gradation. Dans l'échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par un défaut ponctuel de coordination. Lorsque l'attendu n'est pas du tout respecté, la non-conformité peut être majeure (guide de lecture V8, page 3).

Si l'écart sur l'indicateur 18 est mineur, le plan d'action est envoyé au certificateur puis mis en œuvre sous six mois, et vérifié à l'audit suivant ; non levé, il est requalifié en majeure. Cinq mineures non levées à la décision valent une majeure (arrêté du 6 juin 2019, articles 1er et 5).

Ce qui suit est ma lecture du guide de lecture V8, pas une statistique.

• Un organigramme trop général, qui ne dit pas qui fait quoi.
• Des formateurs externes sans contrat de prestation à jour.
• Aucun compte rendu de réunion : la coordination n'est alors que déclarée.
• Pour un indépendant, ne rien écrire sous prétexte qu'on est seul : le guide admet qu'on assure seul les fonctions, mais il faut le montrer.

Dessinez un tableau fonction, personne, contrat, remplaçant éventuel. Si vous êtes seul, écrivez que vous couvrez les fonctions et par quels moyens.

La question Q17 du pré-audit porte sur cet indicateur : « Mobilisez-vous et coordonnez-vous vos intervenants (formateurs, administratif, commercial) avec des rôles identifiés et des échanges tracés ? » Vous répondez par oui, partiellement, non ou je ne sais pas, et vous obtenez la recommandation correspondante.

Un pré-audit n'est pas un audit et ne préjuge pas de la décision de votre organisme certificateur.