Indicateur 4 Qualiopi : analyse du besoin du bénéficiaire

Libellé officiel, d'après le guide de lecture V8 (page 9) : « Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné(s). »

Il appartient au critère 2 : L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.

Analyser le besoin, c'est établir ce que la personne ou l'entreprise attend de la formation et si votre prestation y répond, avant de la démarrer. Le niveau attendu dit : démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.

Le bénéficiaire, au sens du glossaire, est la personne à qui la prestation est dispensée. L'analyse peut être individuelle ou porter sur un groupe.

Indicateur commun (guide de lecture V8). Il ne figure pas parmi les onze indicateurs à modalité d'audit adaptée pour les nouveaux entrants.

Toutes les catégories. Si vous accueillez un public en situation de handicap, vous démontrez que vous prenez en compte les situations de handicap et les besoins en compensation (pédagogie, matériel, moyens techniques, humains). Pour un CFA ou l'alternance, l'analyse est prévue en amont du processus de contractualisation alternant/entreprise, elle peut être complétée au début du parcours, et elle vérifie les missions proposées par l'entreprise au regard du diplôme ou de la certification visé. Pour un bilan de compétences, l'outil de la phase préliminaire doit déboucher sur la co-construction d'un programme personnalisé.

Niveau attendu, selon le guide de lecture : « Démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation. »

L'auditeur prend un échantillon de dossiers et cherche, pour chacun, la trace de l'analyse : le document, sa date, ce qu'il a changé dans la prestation. Il regarde si l'analyse précède la formation, et si elle se lit dans le programme retenu.

Le guide de lecture V8 (page 9) donne des exemples de preuves, qui ne sont pas exhaustifs : la conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur, proportionnée à la formation.

• Grilles d'analyse, diagnostics préalables, dossiers d'admission, comptes rendus d'entretiens
• Critères de détermination de l'opportunité et de la faisabilité de la prestation
• Si le prestataire n'est pas responsable de l'analyse du besoin : preuve qu'il en tient compte

Cet indicateur n'admet pas de non-conformité mineure. Dans l'échantillon audité, le non-respect, même partiel, entraîne une non-conformité majeure (guide de lecture V8, page 9).

Une majeure impose que la vérification des actions correctives soit effective sous trois mois ; à défaut, la certification est suspendue (arrêté du 6 juin 2019, article 5).

Ce qui suit est ma lecture du guide de lecture V8, pas une statistique.

• Une simple demande de devis ou un bon de commande n'est pas une analyse du besoin : le guide cite des grilles d'analyse, diagnostics préalables, dossiers d'admission, comptes rendus d'entretiens.
• Analyser le besoin à l'oral sans en garder de trace écrite.
• Lorsque vous n'êtes pas responsable de l'analyse (le financeur ou l'entreprise la fait), ne pas montrer que vous en tenez compte dans la conception de la prestation : le guide l'exige.
• En alternance, ne pas vérifier les missions proposées par l'entreprise au regard du diplôme visé.

Choisissez un modèle unique de fiche d'analyse (besoin, contexte, contraintes, handicap éventuel) et joignez-la à chaque dossier avant la convention.

La question Q04 du pré-audit porte sur cet indicateur : « Analysez-vous le besoin de chaque bénéficiaire (ou groupe), avec l'entreprise ou le financeur, avant l'entrée en formation, et en gardez-vous une trace ? » Vous répondez par oui, partiellement, non ou je ne sais pas, et vous obtenez la recommandation correspondante.

Un pré-audit n'est pas un audit et ne préjuge pas de la décision de votre organisme certificateur.