Indicateur 23 Qualiopi : veille légale et réglementaire

Libellé officiel, d'après le guide de lecture V8 (page 28) : « Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. »

Il appartient au critère 6 : L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

Le niveau attendu comporte trois mots qui comptent : la mise en place d'une veille, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne. Une veille qui reste dans un dossier de favoris ne remplit pas cet indicateur.

Le guide cite des sources : abonnements, adhésions, salons professionnels, conférences, groupes normatifs, veille réglementaire en matière de handicap, sites institutionnels comme travail-emploi.gouv.fr ou le portail d'information des organismes de formation de la Caisse des dépôts.

Indicateur commun (guide de lecture V8). Il ne figure pas parmi les onze indicateurs à modalité d'audit adaptée pour les nouveaux entrants.

Toutes les catégories. Pour la VAE, la documentation à jour sur le cadre légal du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement fait partie des preuves.

Niveau attendu, selon le guide de lecture : « Démontrer la mise en place d'une veille légale et réglementaire, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne. »

L'auditeur demande le journal ou le dossier de veille, et il cherche une décision : quel texte a été relevé, ce que vous en avez conclu, quel document vous avez mis à jour. Il vérifie que l'information a circulé auprès du personnel.

Le guide de lecture V8 (page 28) donne des exemples de preuves, qui ne sont pas exhaustifs : la conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur, proportionnée à la formation.

• Abonnements, adhésions, participation à des salons, conférences, groupes normatifs
• Veille réglementaire en matière de handicap, consultation de sites institutionnels (travail-emploi.gouv.fr, portail des organismes de formation de la Caisse des dépôts)
• Actualisation des supports (publicité, contractualisation, règles CPF) selon les évolutions juridiques ; diffusion des actualités légales au personnel

Cet indicateur fait partie des 15 qui admettent une gradation. Dans l'échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par l'absence d'exploitation de la veille mise en place. Lorsque l'attendu n'est pas du tout respecté, la non-conformité peut être majeure (guide de lecture V8, page 3).

Si l'écart sur l'indicateur 23 est mineur, le plan d'action est envoyé au certificateur puis mis en œuvre sous six mois, et vérifié à l'audit suivant ; non levé, il est requalifié en majeure. Cinq mineures non levées à la décision valent une majeure (arrêté du 6 juin 2019, articles 1er et 5).

Ce qui suit est ma lecture du guide de lecture V8, pas une statistique.

• Une veille collectée mais jamais exploitée : c'est la définition même de la non-conformité mineure pour cet indicateur.
• Un journal de veille sans dates ni conclusions.
• Une veille qui n'est pas communiquée au personnel.
• Ne pas actualiser les supports (publicité, contractualisation, règles CPF) après une évolution juridique, alors que le guide le cite en exemple.

Ouvrez un tableau de veille à quatre colonnes : date, source, ce que j'ai retenu, ce que j'ai modifié. Remplissez-le une fois par mois.

La question Q22 du pré-audit porte sur cet indicateur : « Réalisez-vous une veille légale et réglementaire sur la formation professionnelle, que vous exploitez (mise à jour de vos documents, diffusion à l'équipe) ? » Vous répondez par oui, partiellement, non ou je ne sais pas, et vous obtenez la recommandation correspondante.

Un pré-audit n'est pas un audit et ne préjuge pas de la décision de votre organisme certificateur.