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Indicateur 16 Qualiopi : conditions de présentation à la certification

L'indicateur 16 concerne les formations qui conduisent à une certification professionnelle : vous devez respecter les exigences formelles de l'autorité de certification quand vous présentez des candidats. Le non-respect, même partiel, est une non-conformité majeure.

Mis à jour le 30 septembre 2026. Par Fabienne Lafrontière, dirigeante d'un organisme de formation certifié Qualiopi.

Ce que dit l'indicateur (libellé officiel, critère 3)

Libellé officiel, d'après le guide de lecture V8 (page 21) : « Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification. »

Il appartient au critère 3 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre.

Vous formez, mais c'est l'autorité de certification qui délivre. Ses règles s'imposent : inscription à la session, règlement d'examen, calendrier, condition de passage y compris à distance. L'indicateur vérifie que vous les connaissez et que vous les appliquez.

Lorsque vous n'êtes pas chargé de l'évaluation, le guide précise que vous orientez le bénéficiaire vers l'évaluateur.

Qui est concerné (catégories d'action, nouveaux entrants, applicabilité)

Indicateur spécifique (guide de lecture V8). Il ne figure pas parmi les onze indicateurs à modalité d'audit adaptée pour les nouveaux entrants.

Indicateur spécifique, conditionnel : formations conduisant à une certification professionnelle (RNCP ou répertoire spécifique). Pour la VAE, vous démontrez que vous avez demandé au certificateur les conditions de présentation aux certifications et les calendriers de jury.

Le niveau attendu et ce que vérifie l'auditeur

Niveau attendu, selon le guide de lecture : « Le prestataire respecte les exigences formelles de l'autorité de certification lorsqu'il présente des candidats à la certification qu'il propose. »

L'auditeur suit un dossier de candidat : information donnée sur le déroulement de l'évaluation, preuve d'inscription à la session, procès-verbal de la session, et la convention ou l'habilitation qui vous lie au certificateur.

Les preuves que l'auditeur attend

Le guide de lecture V8 (page 21) donne des exemples de preuves, qui ne sont pas exhaustifs : la conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur, proportionnée à la formation.

Information donnée aux bénéficiaires sur le déroulement de l'évaluation, conditions de passage de l'examen à distance, preuve d'inscription à la session
Habilitation à évaluer ou convention de partenariat avec le certificateur, référentiel d'évaluation, règlement d'organisation des examens, procès-verbal des sessions
Aménagements des examens pour les personnes en situation de handicap

Non-conformité : mineure ou majeure ?

Cet indicateur n'admet pas de non-conformité mineure. Dans l'échantillon audité, le non-respect, même partiel, entraîne une non-conformité majeure (guide de lecture V8, page 21).

Une majeure impose que la vérification des actions correctives soit effective sous trois mois ; à défaut, la certification est suspendue (arrêté du 6 juin 2019, article 5).

Pièges à éviter

Ce qui suit est ma lecture du guide de lecture V8, pas une statistique.

Inscrire un candidat sans conserver la preuve d'inscription à la session d'évaluation.
Ne pas informer les candidats des conditions de passage de l'examen à distance, quand il a lieu ainsi.
Ignorer les aménagements d'examen pour les personnes en situation de handicap, que le guide cite parmi les preuves.
Perdre l'habilitation ou la convention avec le certificateur sans le voir.

Par où commencer

Pour chaque certification, réunissez en un dossier unique : habilitation ou convention, règlement d'examen, calendrier des sessions, modèle de procès-verbal et procédure d'aménagement.

Testez cet indicateur dans le pré-audit

La question Q15 du pré-audit porte sur cet indicateur : « Pour vos formations certifiantes : vous assurez-vous que les conditions de présentation à la certification respectent les exigences de l'autorité de certification (inscription, sessions, aménagements) ? » Vous répondez par oui, partiellement, non ou je ne sais pas, et vous obtenez la recommandation correspondante.

Cette question n'apparaît que si vous préparez à une certification professionnelle.

Un pré-audit n'est pas un audit et ne préjuge pas de la décision de votre organisme certificateur.

Questions fréquentes

Que demande l'indicateur 16 de Qualiopi ?

Le libellé officiel est : « Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification. » Le niveau attendu : Le prestataire respecte les exigences formelles de l'autorité de certification lorsqu'il présente des candidats à la certification qu'il propose.

Quelles preuves présenter pour l'indicateur 16 ?

Le guide de lecture cite notamment : Information donnée aux bénéficiaires sur le déroulement de l'évaluation, conditions de passage de l'examen à distance, preuve d'inscription à la session ; Habilitation à évaluer ou convention de partenariat avec le certificateur, référentiel d'évaluation, règlement d'organisation des examens, procès-verbal des sessions ; Aménagements des examens pour les personnes en situation de handicap. Ces exemples ne sont pas exhaustifs.

Une absence de preuve est-elle une non-conformité majeure pour l'indicateur 16 ?

Oui : le guide précise que, dans l'échantillon audité, le non-respect de l'indicateur 16, même partiel, entraîne une non-conformité majeure. Les actions correctives doivent alors être vérifiées sous trois mois, sinon la certification est suspendue.

Que faire si ce n'est pas moi qui organise l'examen ?

Le guide précise que, lorsque le prestataire n'est pas chargé de l'évaluation, il oriente le bénéficiaire vers l'évaluateur. Gardez la trace de cette orientation.

Quelles preuves de réussite le guide cite-t-il ?

Des attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification visée, un livret d'évaluations réalisées en cours de formation et les procès-verbaux des sessions d'examen.

Et pour votre organisme ?

Je ne certifie pas et je ne promets pas la certification : je vous aide à arriver à l'audit avec les preuves.

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